algemene voorwaarden verhuur voizine
(update 18/06/2023)
1. DEFINITIES VAN DE PARTIJEN
Ter beschikkingsteller: Campus 99 bv, met maatschappelijke zetel te HAALTERT, Edestraat 99A, en ondernemingsnummer 0734.847.551.
Locatie: voizine, het pand gelegen aan de Edestraat 99, 9450 HAALTERT, inclusief het huis, de tuin en bijhorende parkeerplaatsen.
Huurder: elke meerderjarige natuurlijke persoon (particulier), iedere rechtspersoon of feitelijke vereniging die het domein ter beschikking krijgt en/of diensten afneemt bij Campus 99 (voizine).
Overeenkomst: overeenkomst tot het leveren van de diensten door Campus 99 (voizine)
2. INHOUD
Campus 99 bv stelt de locatie ‘voizine’ ter beschikking aan de huurder, volgens de gebruiksvoorwaarden hieronder beschreven.
De locatie wordt niet ter beschikking gesteld in het kader van activiteiten:
– die naar aard en/of inhoud in strijd zijn met de goede zeden of openbare orde
– die een gevaar voor het publiek zouden kunnen opleveren
– die de filosofische en/of religieuze opvattingen van anderen niet respecteren
– die de capaciteit van het pand duidelijk overtreffen
– die de reputatie, waarden en/of filosofie van voizine in het gedrang brengen
– die voor overlast kunnen zorgen voor de omwonenden
3. AANVRAAG
3.1. De aanvraag moet ten minste 30 werkdagen voor de datum van de geplande activiteit ingediend worden.
3.2. De aanvraag gebeurt via het formulier op de website of via hallo@voizine.be met de volgende gegevens:
– naam van de particulier, organisatie of onderneming
– bedrijfsactiviteit (indien van toepassing)
– adres / maatschappelijke zetel
– telefoon van de aanvrager
– e-mailadres van de aanvrager
– facturatiegegevens
– dag(en), uur en duur van de activiteit
– aard en doel van de activiteit
– programma/timing
– verwacht aantal deelnemers
– een korte omschrijving van de inhoud van de activiteit en de nodige faciliteiten.
3.3. Campus 99 beslist over de aanvragen. De ter beschikkingsteller evalueert of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden en of de datum nog beschikbaar is. Bij gunstige beslissing ontvangt de huurder een offerte op maat.
4. HUREN VAN VOIZINE
4.1. Er zijn niet meer dan 100 gasten tegelijk op de locatie toegelaten. Voor de binnenruimtes gelden een maximum van 49 personen.
4.2. Alle leveranciers, onderaannemers en gasten van de huurder respecteren het materiaal en de omgeving van het pand, de tuin en de parkeerplaatsen, en dragen zorg als een voorzichtig en redelijk persoon.
Opmerkingen in verband met de locatie dienen zo snel als mogelijk worden overgemaakt aan de ter beschikkingsteller.
4.3. In de binnenruimtes van voizine geldt een algemeen rookverbod. Overtredingen op dit rookverbod zullen beboet worden aan €300 per overtreding.
4.4. Er mag niets worden bevestigd aan muren, vloeren, plafonds, ramen of elk ander onderdeel van de locatie.
4.5. De huurder is verantwoordelijk voor het klaarzetten van extra zelf gehuurd meubilair voor de opbouw van de ruimte in functie van het event op eigen risico en verantwoordelijkheid. De huurder dient zich te houden aan de instructies van de ter beschikking steller.
4.6. De personeelsleden van de ter beschikkingsteller of hun aangestelden hebben steeds het recht de locatie te betreden met het oog op het toezicht op de naleving van de veiligheidsvoorschriften en het correcte gebruik van het materiaal en de installaties. Hun aanwijzingen moeten dan ook steeds worden nagevolgd.
4.7. Voor elke activiteit die bij voizine plaatsvindt en waarbij gebruik wordt gemaakt van de daar aanwezige apparatuur zal een personeelslid of aangestelde van de ter beschikkingsteller belast zijn om de huurder te informeren bij opstart.
Gebruik van deze apparatuur dient op voorhand aangevraagd te worden. Er is een beveiligd draadloos netwerk voorzien voor huurders die via een eigen draagbare computer met het internet wensen te werken.
4.8. De huurder moet bij aanvang van en tijdens de activiteit ten allen tijde een aanwezigheidslijst kunnen voorleggen. De lijst moet ten laatste 2 dagen voor het event door de huurder doorgestuurd worden.
4.9. Het is niet toegestaan de technische ruimte en opslagplaats te betreden. Toegangswegen moeten ten allen tijde vrij zijn om geen overlast te bezorgen aan de buurtbewoners.
4.10. De huurder kan gebruik maken van de faciliteiten van voizine. Campus 99 is niet aansprakelijk voor diefstal, beschadiging of verlies van eigen gebruikt materiaal.
4.11. De huurder verbindt zich ertoe voizine te verlaten na de activiteit en nadat ze het huis, de tuin en de parkeerplaats in zijn oorspronkelijke toestand achterlaten.
4.12. Uitzonderlijk kan Campus 99 toelating verlenen om muziek af te spelen bij voizine met een geluidsversterking tot maximum 95db in functie van het event van de huurder. De huurder zorgt zelf voor een decibelmeter zodat er niet over de limiet van de geluidsversterking wordt gespeeld.
Auteursrechten en billijke vergoeding: indien de huurder in het kader van de organisatie van diens event, muziek afspeelt, dient de huurder hiervoor contact op te nemen met betrokken inningsmaatschappijen, zoals o.a. SABAM en HONEBEL en dient de huurder de vergoedingen hiervoor te betalen. Indien Campus 99 hierom verzoekt, dient de huurder een bewijsschrift van betaling voor te leggen. Campus 99 komt hierin niet tussen, noch inzake de administratieve afhandeling, noch inzake betaling. De huurder vrijwaart Campus 99 en voizine voor eender welke claim, vordering die Campus 99 in dat verband van eender welke partij zou mogen ontvangen. Inbreuken door de gebruiker op dit reglement kunnen naast de betaling van een schadevergoeding, resulteren in weigering van toekomstig gebruik.
4.13. Campus 99 kan zo mogelijk een beroep doen op derden in het kader van een event bij voizine. De inschakeling van derden gebeurt in naam en voor rekening van de huurder. De vergoedingen en/of erelonen en kosten van deze derden zijn integraal ten laste van de huurder, volgens de modaliteiten bepaald in de offerte.
5. OPKUIS
Bij normaal gebruik is het reinigen/poetsen van de desbetreffende locatie in de prijs inbegrepen.
Wanneer de ter beschikkingsteller vaststelt dat een ernstige reiniging zich opdringt, dan zal hiervoor €150 van de waarborg worden afgehouden om de nodige kosten hiervan te dekken (bij wijze van voorbeeld: vlekken of ernstige strepen op de vloeren of muren, confetti, het reinigen van textiel (sierkussens, zetels, stoelen…), geen normaal gebruik, te beoordelen door de ter beschikkingsteller.
6. CATERING EN DRANKEN
De ter beschikkingsteller werkt uitsluitend met eigen ‘preferred catering partners’. Deze cateraars werden op voorhand gescreend en kennen onze keuken.
Dranken worden verplicht afgenomen van de verhuurder. De prijslijst die van toepassing is, wordt aangehecht aan de offerte en maakt er integraal deel van uit. Indien dit niet gerespecteerd wordt zal een forfaitaire schadevergoeding van €1.000 aangerekend worden.
De huurder maakt vooraf kenbaar aan de verhuurder hoeveel personen er worden verwacht alsook een schatting van de verwachte drankenverkoop. De verhuurder zal zich hierop baseren om dranken in te slaan.
De huurder mag tijdens de gehuurde periode gebruik maken van het door de verhuurder ter beschikking gestelde materiaal. Kapotte materialen dienen na de activiteit te worden gemeld bij de verhuurder. Ieder kapot stuk geeft aanleiding tot een vergoeding ter waarde van de aankoopprijs van het betreffende stuk.
7. DIENSTEN EN PERSONEEL
De ter beschikking steller staat zelf in voor voldoende medewerkers om een vlot verkoop van de activiteiten, inclusief het onthaal, te garanderen.
Menu geserveerd aan tafel: 1 medewerker per 10 gasten
Catering in buffetvorm: 1 medewerker per 15 gasten
Foodtruck: 1 medewerker per 15 gasten
Drinks & food bites: 1 medewerker per 20 gasten
8. TOEZICHT
De huurder en de gasten moeten de aanwijzingen en richtlijnen van de personeelsleden van de ter beschikkingsteller of haar aangestelden opvolgen teneinde de veiligheid van personen en de goede werking van de installaties te verzekeren. De huurder moet ondubbelzinnig kunnen uitmaken of de aanwezigen al dan niet behoren tot de gastenlijst. Elke onregelmatigheid die wordt vastgesteld moet onmiddellijk worden meegedeeld aan een personeelslid of een aangestelde van de ter beschikkingsteller.
9. TIMING & PROGRAMMA
Een duurtijd van de terbeschikkingstelling bedraagt negen (9) uur voor een volledige dag, respectievelijk vijf (5) uur voor een halve dag. Wanneer om welke reden dan ook een halve dag (5u) uitloopt, dan zal een volledige dag (9u) worden aangerekend.
Avondactiviteiten eindigen ten laatste om 1u. Extra uren worden gerekend aan €50/per extra uur en kunnen alleen toegestaan worden na overleg.
10. TARIEVEN, KOSTEN, BETALINGEN EN VERGOEDINGEN
10.1. Na goedkeuring van de aanvraag, ontvangt de huurder een offerte. De huurder verklaart zich akkoord met deze Algemene Voorwaarden bij goedkeuring van de offerte en/of betaling van de voorschotfactuur.
10.2. Prijzen en/of tarieven worden vermeld in de offerte tussen de ter beschikkingsteller en de huurder. Prijzen zijn exclusief BTW. Alle aanbiedingen en offertes blijven maximum 14 dagen geldig.
Elke geleverde dienst zal gefactureerd worden volgens de prijzen gekend door de huurder.
10.3. De reservatie is definitief van zodra een voorschot van 50% betaald wordt, bij het bevestigen van het event, samen met de waarborg van €150. Het saldo dient ten laatste 7 dagen na het ontvangen van de eindfactuur betaald te worden.
Eventuele schade en meerkosten worden eerst verhaald op de waarborg, en indien deze onvoldoende is, doorgerekend in de eindfactuur.
10.4. Annulatievergoedingen: het annuleren moet door de huurder schriftelijk of per mail worden meegedeeld aan Campus 99 op hallo@voizine.be.
Indien de activiteit wordt geannuleerd dient een annulatievergoeding betaald te worden als volgt:
– Annulatie gebeurt meer dan 30 kalenderdagen vóór de activiteit: de huurder is 25% van de vastgestelde vergoeding verschuldigd.
– Annulatie gebeurt tussen de 7 en de 30 kalenderdagen vóór de activiteit: de huurder is 75% van de vastgestelde vergoeding verschuldigd.
– Annulatie gebeurt minder dan 7 kalenderdagen voor de activiteit: de huurder is de vastgestelde vergoeding volledig verschuldigd.
10.5. Ingeval van overmacht heeft Campus99 het recht om, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, de volledige of gedeeltelijke uitvoering van deze overeenkomst stop te zetten of de uitvoering ervan in overleg uit te stellen. Overmacht omvat o.m. natuurrampen, staking, lock-out, oorlog, mobilisatie, blokkade, opstand, epidemies, weersomstandigheden, machinebreuk, brand, ontploffingen, iedere oorzaak die de regelmatige levering van onze diensten of de uitvoering van onze opleiding verhindert, en alle omstandigheden die een essentiële wijziging van de economische toestand teweeg brengen, alsook alle gelijkaardige gebeurtenissen die Campus99 dan wel haar onderaannemers of leveranciers zouden ondergaan.
11. ALARM & VEILIGHEID
Bij brand, bomalarm of ongeval moet de huurder onmiddellijk de nodige maatregelen nemen. Hij volgt hierbij de door Campus 99 uitgewerkte noodprocedures. Hij is eveneens verplicht de reglementering inzake brandpreventie na te leven.
12. AANSPRAKELIJKHEID & VERZEKERINGEN
12.1. Voor de schade aan het eigen materiaal van de huurder, dient deze zelf in te staan voor het afsluiten van een brand- en/of alle risico’s-Verzekering met afstand van verhaal tegenover Campus 99.
12.2. De huurder is verantwoordelijk voor alle schade, die door haarzelf werd toegebracht, door haar nalatigheid of door haar gasten aan de locatie, aan de personeelsleden van Campus 99 of derden op dat moment aanwezig. Campus 99 kan bewijsmiddelen aanhalen om zulke schade vast te stellen.
12.3. De ter beschikking steller zal instaan voor alle vergunningen die noodzakelijk zijn om de georganiseerde activiteiten bij voizine te laten plaatsvinden inclusief toelatingen inzake een afwijking van de geluidsnorm, vergunningen voor opbouw van inrichtingen op de locatie en alle andere mogelijke toelatingen, vergunningen enz… De huurder vrijwaart Campus 99 voor alle schade, direct en indirect, die Campus 99 lijdt door overtreding van deze verplichting.
12.4. De huurder zal zoveel als mogelijk de lasten en hinder voor de buren van de locatie beperken en desgevallend alle aangebrachte schade zelf vergoeden. Indien Campus 99 hierdoor schade zou lijden, zal de huurder deze schade vrijwaren.
12.5. Campus 99 levert een inspanningsverbintenis en geenszins een resultaatsverbintenis. De huurder ontlast Campus 99 van alle aansprakelijkheid inzake de geleverde diensten.
13. TOEPASSELIJK RECHT & BEVOEGDE RECHTBANK
Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of de uitvoering van deze overeenkomst behoort uitsluitend tot de bevoegdheid van de rechtbanken van Oost-Vlaanderen.
Niet-betaling geeft van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot verwijlinteresten aan 10% per jaar en een schadebeding van 10% van het factuurbedrag met een minimum van €75.
Elke betwisting van de factuur dient kenbaar gemaakt te worden bij aangetekend schrijven binnen de 8 dagen na de factuurdatum. Na die datum doet de huurder formeel afstand van ieder protest.
14. DUUR
De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing vanaf het eerste contactmoment in de precontractuele fase, gedurende de ter beschikking stelling van de locatie voizine tot de volledige betaling van de eindfactuur.